顧客管理と利益率管理を一元化。営業活動から収益分析までを支える業務管理システムの開発

プロジェクト概要

顧客情報の管理、案件の進捗確認、売上・原価の集計など、企業活動に欠かせない情報は、業務の拡大とともに複雑化していきます。

特に複数の担当者が営業活動や案件管理を行う企業では、顧客情報をExcelで管理し、売上や原価を別のファイルで集計するなど、情報が分散してしまうケースも少なくありません。

こうした課題に対し、株式会社K2サポートでは、顧客管理（CRM）と案件別の利益率計算・収益分析を一体化したWeb型業務管理システムの構築をご提案しています。

本事例では、営業担当者の日常業務から経営管理に必要な数値の可視化までを見据えた、統合型業務システムの開発内容をご紹介します。

導入前の課題

01｜顧客情報が分散し、対応履歴を把握しにくい

顧客の基本情報、商談履歴、契約内容、過去の取引情報などが複数のファイルや担当者ごとに管理されていることで、必要な情報の確認に時間がかかる状態が課題となっていました。

また、担当者の変更や案件の引き継ぎが発生した際、過去の対応経緯を正確に把握するために、個別の確認作業が必要になることもありました。

02｜案件ごとの利益率をリアルタイムで把握できない

売上金額は管理できていても、商品仕入原価、外注費、配送費、諸経費などを含めた正確な収益管理には、別途集計作業が必要でした。

案件によって費用構成が異なるため、売上規模だけでは実際の収益性を判断しにくく、利益率の低い案件を早期に把握する仕組みが求められていました。

03｜営業状況と経営数値が連動していない

営業担当者は案件の進捗を管理し、管理部門は売上や利益を別途集計するなど、部門ごとに管理する情報が分かれていました。

そのため、商談中の案件がどの程度の売上・利益につながる見込みなのかを、横断的に確認しにくいことが課題となっていました。

04｜集計・報告業務に時間がかかる

月次の売上集計や案件別の利益確認、担当者ごとの営業実績の整理には、複数のデータを突き合わせる作業が必要でした。

日常的な入力作業だけでなく、管理者による確認・報告業務の効率化も重要なテーマとなっていました。

開発したシステムの概要

今回のシステムでは、顧客情報を起点として、営業活動、案件管理、見積・受注、売上、原価、利益分析までを一連の流れで管理できる仕組みを設計しました。

ブラウザから利用できるWebシステムとすることで、担当者ごとのPCに専用ソフトを導入することなく、社内の複数部門で情報を共有できる構成を想定しています。

1．顧客管理機能（CRM）

顧客情報を一元管理し、営業活動に必要な情報を整理します。

主な機能

• 法人名・担当者名・連絡先などの顧客情報管理

• 顧客ごとの商談・対応履歴の記録

• 過去の取引履歴・契約内容の確認

• 顧客情報の検索・絞り込み

• 営業担当者の割り当て

• 顧客に紐づく案件の一覧表示

• 次回対応予定やタスクの管理

顧客情報と案件情報を関連付けることで、初回問い合わせから継続取引まで、必要な情報を確認しやすい環境を整えます。

2．案件・商談進捗管理機能

案件ごとの進行状況を可視化し、営業担当者と管理者が共通の情報を確認できるようにします。

案件は、問い合わせ、商談中、見積提出、受注、納品、完了などのステータスに分類し、進捗を管理します。

各案件には担当者、予定金額、受注見込み、対応期限などを登録でき、商談から受注までの管理に対応します。

これにより、対応漏れの防止や案件の引き継ぎを円滑にするとともに、営業活動全体を把握しやすくします。

3．案件別の売上・原価・利益率管理

本システムの重要な機能として、案件単位で収益性を把握できる利益率管理機能を設けています。

売上だけでなく、案件に必要な原価や費用を登録し、粗利益と粗利益率を自動計算する仕組みです。

管理項目の例

• 売上金額

• 商品・部材の仕入原価

• 外注費

• 配送・物流費

• 設置・作業関連費

• その他の案件直接費

• 案件別粗利益

• 案件別粗利益率

計算方法

粗利益 ＝ 売上金額 − 案件原価

粗利益率 ＝ 粗利益 ÷ 売上金額 × 100

例えば、売上金額500万円、案件原価350万円の場合、粗利益は150万円、粗利益率は30％となります。

こうした計算を案件単位で行うことで、個々の取引がどの程度の収益を生み出しているかを把握しやすくします。

なお、案件原価に含める費用の範囲や社内共通費の取り扱いについては、企業ごとの管理会計方針に応じて設計します。

4．経営管理ダッシュボード

営業活動と収益状況を、管理画面から横断的に確認できるダッシュボードを設計します。

表示項目の例

• 月別売上金額

• 月別粗利益額

• 月別粗利益率

• 担当者別売上・粗利益

• 案件別収益ランキング

• 受注件数・進行中案件数

• 受注見込み金額

• 利益率の低い案件の抽出

期間や担当者、案件区分などによる絞り込みを想定し、必要な情報を効率よく確認できる構成とします。

単に売上を集計するだけでなく、**「どの案件が、どれだけの利益につながっているか」**を把握できることを重視しています。

5．権限管理・セキュリティ設計

顧客情報や収益データを扱うため、利用者の役割に応じたアクセス権限を設定できる構成としています。

営業担当者、管理者、経営層などの役割に応じて、閲覧・編集できる範囲を区分することで、業務上必要な情報への適切なアクセスを図ります。

また、認証機能や通信の暗号化、操作履歴の記録などについても、取り扱う情報や運用条件に応じた設計を検討します。

システム設計で重視したポイント

現場担当者が使いやすい操作性

業務システムは、多くの機能を備えていても、入力や確認に時間がかかってしまっては十分な効果を発揮できません。

日常的に使用する顧客検索、案件登録、進捗更新などの操作を整理し、担当者が必要な情報にアクセスしやすい画面構成を重視しています。

二重入力を減らすデータ連携

顧客情報、案件情報、売上・原価情報を関連付けることで、同じ内容を複数の管理表へ入力する必要を減らすことを目指しました。

情報を共通のデータとして管理することで、転記ミスの防止や集計作業の効率化にもつながります。

収益性を意識した案件管理

案件管理を受注件数や売上金額だけで終わらせず、利益率という指標まで確認できることを重視しています。

受注前の見積段階では利益見込みを把握し、案件完了後には実績原価を踏まえた収益確認を行うなど、業務の各段階に応じた管理を想定しています。

将来的な機能拡張

事業規模や業務内容の変化に対応できるよう、将来的な機能追加も考慮した構成を検討しました。

例えば、請求管理、在庫管理、外部サービスとのデータ連携、帳票出力など、必要に応じた機能拡張も視野に入れています。

導入によって期待される効果

本システムでは、顧客・案件・収益に関する情報を一元化することで、次のような業務改善を目指しています。

1．顧客対応の円滑化

顧客情報と過去の対応履歴を共有し、担当者間での情報連携をしやすくします。

2．案件管理業務の効率化

商談から受注・完了までの進捗を統一された画面で管理し、案件状況の確認や引き継ぎに必要な手間を軽減します。

3．収益状況の可視化

売上と原価を案件ごとに管理することで、収益性を把握しやすくします。

4．集計・報告業務の負担軽減

管理データから集計できる仕組みを整えることで、Excelなどを用いた手作業の集計負担の軽減を目指します。

5．経営判断に必要な情報の整理

案件別・担当者別・期間別の収益状況を確認できるようにし、営業方針や事業運営の検討に役立てます。

K2サポートの業務システム開発について

株式会社K2サポートでは、企業ごとに異なる業務フローや管理上の課題を整理し、実際の業務に適したシステムの企画・設計・開発を支援しています。

顧客管理、営業管理、在庫管理、売上・利益管理、社内業務の効率化など、必要とされる機能は企業によってさまざまです。

当社では、既存の業務をそのままシステム化するだけでなく、管理方法や情報の流れを確認し、運用面も含めた仕組みづくりを大切にしています。

また、法人向けIT機器の調達・導入、ネットワーク環境の整備、セキュリティ対策なども取り扱っており、システムとIT環境の双方からご相談いただけます。

このような企業様におすすめです

• Excelによる顧客・案件管理を見直したい

• 営業担当者ごとの案件状況を把握したい

• 案件別の売上・原価・利益率を管理したい

• 複数部門で顧客情報を共有したい

• 月次集計や報告業務を効率化したい

• 市販ソフトでは対応しにくい独自業務がある

• 自社の運用に合わせた管理システムを構築したい

業務課題に合わせたシステム開発をご提案します

企業の業務管理に求められる機能は、業種や事業規模、管理体制によって異なります。

株式会社K2サポートでは、現状の業務課題やご希望の運用方法をお伺いし、必要な機能や開発範囲を整理したうえで、システム構築をご提案いたします。

顧客管理システムの新規開発から、既存業務のデジタル化、複数の管理業務を統合するシステムの構築まで、お気軽にご相談ください。